1. Tổng quan quy trình tại quầy
Một đơn gửi liên tỉnh đi qua bốn bước tại bưu cục gửi, đều do nhân viên quầy thực hiện:
| Bước | Thao tác | Kết quả |
|---|---|---|
| 1 | Tạo đơn — khai người gửi/nhận, hàng hóa, dịch vụ | Đơn ở trạng thái "Chờ xác nhận hàng hóa", cước đã tính |
| 2 | Xác nhận hàng hóa — đối chiếu hàng thực tế | Chốt số kiện, hệ thống sinh mã kiện |
| 3 | Dán nhãn — in và dán nhãn mã vạch từng kiện | Kiện sẵn sàng cho quét mã ở mọi công đoạn sau |
| 4 | Chuyển vận hành — chốt phương án thanh toán | Đơn "Sẵn sàng vận chuyển", vào hàng đợi điều phối tự động |
2. Tạo đơn hàng — từng nhóm thông tin
Vào Điều hành → Đơn hàng → Giao hàng liên tỉnh (/transport/order/intercity-delivery) → Thêm.
Form tạo đơn giao hàng liên tỉnh — cước tính tự động và cập nhật theo từng thay đổi trên form.
2.1 Người gửi / người nhận — nhập số điện thoại trước: khách đã có hồ sơ được nhận diện và điền sẵn thông tin; khách mới sẽ được tạo hồ sơ tự động khi lưu đơn. Địa chỉ người nhận quyết định bưu cục đích (hệ thống gợi ý theo vùng phục vụ).
2.2 Hàng hóa — mỗi dòng một mặt hàng: tên, loại hàng (quyết định bảng giá áp dụng), số lượng kiện, khối lượng, kích thước dài × rộng × cao. Kích thước dùng để tính cân quy đổi thể tích — khai đúng với hàng cồng kềnh để không thất thu (xem chương 02).
2.3 Phương án lấy và giao:
| Lấy hàng | Giao hàng | Hệ quả vận hành |
|---|---|---|
| Khách mang đến bưu cục | Người nhận đến bưu cục nhận | Không phí lấy/giao; đơn giản nhất |
| Lấy tận nơi | — | Cộng phí lấy hàng; sinh yêu cầu lấy hàng cho điều phối (chương 04) |
| — | Giao tận nơi | Cộng phí giao; đến đích sinh yêu cầu giao cho tài xế |
2.4 Thu hộ COD — số tiền thu hộ người gửi tại điểm giao; phí thu hộ tính theo cấu hình dịch vụ gia tăng. 2.5 Bên trả cước — người gửi trả trước hoặc người nhận trả (thu tại đầu nhận). 2.6 Dịch vụ cộng thêm — bảo hiểm, đóng gói... theo danh mục doanh nghiệp đã khai.
Khối cước tạm tính bên phải form liệt kê từng thành phần (cước chính, phí lấy/giao, phí COD, dịch vụ cộng thêm) — quy trình tính cước vận chuyển này giúp đối chiếu ngay với khách trước khi lưu.
2.7 Tạo đơn lô — khi khách gửi nhiều người nhận cùng lúc (nhiều điểm giao, cùng một người gửi), dùng Tạo đơn lô (nút cạnh Thêm trên trang danh sách, hoặc /transport/order/intercity-delivery/batch-create) thay vì tạo từng đơn riêng lẻ:
Tạo đơn lô — 3 bước: người gửi, bảng hàng gửi kiểu Excel, kiểm tra trước khi tạo hàng loạt.
- Bước 1 — Người gửi & thông tin lô: bưu cục tiếp nhận tự khoá theo bưu cục đang công tác (nếu có); khai người gửi (chung cho cả lô); bật Lấy hàng tận nơi nếu cần — hiện thêm giờ lấy hàng dự kiến, ghi chú và các công tắc xác minh CCCD/SĐT giống hệt đơn lẻ; thiết lập mặc định về hình thức giao/bên trả cước — áp cho mọi dòng, có thể sửa riêng từng dòng ở bước sau.
- Bước 2 — Danh sách hàng gửi: nhập bảng kiểu Excel, mỗi dòng một người nhận (tên, SĐT, địa chỉ, loại hàng, số lượng, COD, ghi chú) — thêm dòng bằng nút hoặc Ctrl+Enter, di chuyển bằng phím mũi tên; hoặc Nhập Excel để dán nhanh nhiều dòng cùng lúc.
- Bước 3 — Kiểm tra: mỗi người nhận một thẻ 2 cột — cột trái là thông tin/tuỳ chọn giao, cột phải là cước dự kiến đầy đủ (cước chính, phí lấy/giao, phụ thu, dịch vụ cộng thêm, COD, bảo hiểm, VAT, tổng) tính qua đúng công cụ tạm tính của đơn lẻ; bưu cục giao được gợi ý tự động theo khoảng cách tới địa chỉ người nhận (nếu có toạ độ) nhưng vẫn chọn lại được. Địa chỉ giao đã chốt ở bước 2, không sửa lại được ở đây.
Mỗi người nhận (theo SĐT + địa chỉ) sinh ra một đơn độc lập — sau khi tạo, mỗi đơn đi qua đúng vòng đời như đơn tạo lẻ (xác nhận hàng hóa → dán nhãn → chuyển vận hành ở mục 3–5 bên dưới); bảng lô không thu khối lượng (KG) nên cước ở bước 3 chỉ là tạm tính, số chính xác chốt lại khi cân hàng thực tế lúc xác nhận hàng hóa, giúp quản lý đơn hàng logistics được chặt chẽ hơn.
3. Xác nhận hàng hóa
Khi hàng thực tế về quầy (khách mang đến, hoặc chuyến lấy hàng bàn giao về), mở chi tiết đơn → Xác nhận hàng hóa:
- Đối chiếu từng mặt hàng với khai báo: cân lại, đo lại nếu cần — sửa trực tiếp trên màn xác nhận, cước tự tính lại;
- Chốt số kiện đóng gói thực tế (một mặt hàng có thể tách nhiều kiện);
- Lưu — hệ thống sinh mã kiện duy nhất cho từng kiện.
Với đơn lấy tận nơi, các kiện đã gom được tạo sẵn từ chuyến lấy hàng; màn xác nhận hiển thị đúng các kiện đó. Trường hợp gom thiếu (khách chưa chuẩn bị đủ), phần thiếu ghi nhận lại — có thể gom bổ sung ở lượt sau hoặc điều chỉnh đơn.
4. Dán nhãn kiện
Chi tiết đơn → In nhãn: mỗi kiện một nhãn gồm mã vạch, tuyến, bưu cục đích. Nhãn là "hộ chiếu" của kiện: chất hàng, dỡ hàng, xử lý kho, giao nhận đều quét mã này — quy trình dán nhãn kiện hàng đảm bảo kiện không đi tiếp được các bước sau nếu chưa dán nhãn.
5. Chuyển vận hành và phương án thanh toán
Thao tác Chuyển vận hành trên chi tiết đơn yêu cầu chốt nghĩa vụ thanh toán:
| Phương án | Điều kiện | Diễn biến |
|---|---|---|
| Thu tiền mặt tại quầy | — | Nhập số tiền thu; đơn chuyển "đã thanh toán"; tiền vào phiếu nộp của quầy (chương 07) |
| Ghi công nợ người gửi | Khách gửi có sổ công nợ đang hoạt động và còn hạn mức | Cước ghi vào sổ công nợ, thu theo kỳ; đơn chuyển "công nợ" |
| Người nhận trả | Đã chọn từ lúc tạo đơn | Không thu ở đầu gửi; hệ thống chặn kết thúc trao hàng ở đầu nhận khi chưa thu đủ |
Ngay khi chuyển vận hành, đơn vào hàng đợi điều phối tự động — thông thường được xếp vào chuyến của khung giờ khởi hành gần nhất còn nhận hàng, giúp tối ưu điều phối vận chuyển (chương 04).
Bưu cục gửi cũng có thể chốt công nợ người gửi cho đơn "người nhận trả" (khi hai bên thỏa thuận lại) — hệ thống quy nghĩa vụ về người gửi và ghi sổ công nợ tương ứng.
6. Theo dõi đơn và vòng đời trạng thái
Chi tiết đơn hàng — tiến trình vận chuyển, danh sách kiện, lịch sử thao tác và chứng từ thanh toán trên một màn hình.
| Giai đoạn | Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tiếp nhận | Chờ xác nhận hàng hóa | Đơn đã tạo, hàng chưa chốt kiện |
| Tại bưu cục gửi | Đã chốt kiện, chưa chuyển vận hành | |
| Chờ điều phối | Sẵn sàng vận chuyển | Đang chờ gom vào chuyến theo lịch khởi hành |
| Vận chuyển | Đã xếp chuyến | Đã có chuyến, chờ xuất phát |
| Đang vận chuyển | Hàng trên đường | |
| Chờ chuyển tiếp | Đã đến hub trung gian, chờ chặng kế (hành trình nhiều chặng) | |
| Đầu nhận | Tại bưu cục nhận | Hàng đã về đích |
| Chờ khách nhận | Hàng ở khu chờ / kho chờ, đợi người nhận đến | |
| Đang giao | Đã lên chuyến giao tận nơi | |
| Kết thúc | Đã giao | Giao thành công, nghĩa vụ thu đã hoàn tất |
| Đã hủy | Hủy trước khi vận chuyển (kèm hoàn tiền nếu đã thu) | |
| Đã hoàn | Hoàn về người gửi sau giao thất bại (chương 04, mục 6) |
Với đơn không thuộc hợp đồng, ngay khi đơn chuyển "đã thanh toán" và công ty đã bật hoá đơn điện tử (chương 10), chi tiết đơn hiện thêm panel trạng thái hoá đơn điện tử: đang chờ xử lý / đang xử lý / đã phát hành (kèm số hoá đơn + link xem PDF, nút "Gửi lại email") / thất bại (kèm lý do lỗi từ nhà cung cấp và nút "Xuất lại"). Đơn thuộc hợp đồng không hiện panel này — hoá đơn xuất theo hoá đơn công nợ hợp đồng (chương 07).
Panel trạng thái hoá đơn điện tử — trạng thái "đã phát hành" (trái) và "thất bại" (phải).
7. Nghiệp vụ điều chỉnh
- Hủy đơn: cho phép tới trước khi đơn lên chuyến; đã thu tiền thì hệ thống ghi nghiệp vụ hoàn;
- Đổi người nhận: cập nhật trên chi tiết đơn; các thông tin không thay đổi (như phương án giao) được giữ nguyên; nghĩa vụ thanh toán và sổ công nợ chuyển theo người nhận mới nếu liên quan;
- Đổi tuyến / điểm đích: hệ thống dựng lại hành trình và tính lại cước chênh lệch;
- Điều chỉnh sau xác nhận: cần quyền phù hợp; mọi thay đổi lưu vết trong lịch sử đơn.
Hồ sơ khách hàng
Điều hành → Khách hàng (/customer/customer): hồ sơ khách sinh tự động từ đơn hàng (nhận diện theo số điện thoại) hoặc tạo chủ động. Trên hồ sơ: thông tin liên hệ, lịch sử đơn, sổ công nợ (chương 07), và là đích gắn bảng giá riêng (chương 02). Khách doanh nghiệp ký kết dài hạn quản lý kèm Hợp đồng (/contract) và Chứng từ (/customer/document).
Danh sách khách hàng — hồ sơ tự sinh từ đơn hàng, nhận diện theo số điện thoại.
Hồ sơ xuất hoá đơn điện tử
Chi tiết khách hàng — panel "Hồ sơ xuất hoá đơn điện tử": nhiều hồ sơ mã số thuế/chi nhánh cho một khách.
Trên chi tiết khách hàng, panel "Hồ sơ xuất hoá đơn điện tử" quản lý các bộ thông tin xuất hoá đơn của khách — cần thiết khi một khách có nhiều mã số thuế hoặc nhiều chi nhánh muốn nhận hoá đơn riêng. Mỗi hồ sơ gồm: tên gợi nhớ, loại khách mua (doanh nghiệp/cá nhân), đơn vị/họ tên khách mua, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hoá đơn, số điện thoại, và cờ đặt làm hồ sơ mặc định. Thêm hồ sơ để tạo mới, biểu tượng bút để sửa, biểu tượng thùng rác để xoá. Khi hệ thống tự xuất hoá đơn điện tử cho đơn/hoá đơn hợp đồng của khách, hồ sơ mặc định được dùng để điền thông tin người mua và nơi gửi email hoá đơn.
8. Câu hỏi thường gặp
Tạo đơn báo "Chưa cấu hình bảng giá"? — Không bảng giá nào khớp loại hàng/tuyến/khách của đơn. Kiểm tra bảng giá mặc định (chương 02, phần chung).
Chuyển vận hành báo "Khách hàng chưa có sổ công nợ đang hoạt động"? — Chọn ghi công nợ nhưng khách chưa được mở sổ. Mở sổ tại Khách hàng → Công nợ (chương 07) rồi thao tác lại, hoặc chuyển sang thu tiền mặt.
Đơn nằm lâu ở "Sẵn sàng vận chuyển"? — Xem cảnh báo điều phối: có thể đã hết khung giờ khởi hành trong ngày (đơn tự đi khung đầu ngày mai) hoặc thiếu phương tiện (chương 04, mục 1).