Toàn bộ thao tác tại kho (nhận phiếu nhập + gán ô kệ, soạn phiếu xuất, tìm hàng dẫn đường, quét mã, đếm kiểm kê) làm được ngay trên điện thoại bằng ứng dụng thủ kho — xem trang riêng: Chương 06b · Ứng dụng thủ kho. Chương này tập trung phần nghiệp vụ và màn quản lý trên portal.
1. Hàng đến bưu cục — hai luồng xử lý
Khi chuyến về trạm và kiện được quét dỡ, nhân viên xử lý kho đích quyết định cho từng kiện ngay trên màn xử lý của chuyến:
| Luồng | Khi nào | Diễn biến | SLA giám sát |
|---|---|---|---|
| Trao tại quầy | Người nhận chờ sẵn / đến trong ngày | Kiện vào khu tạm chờ khách lấy; trao hàng, thu cước nếu người nhận trả | Hạn xử lý khỏi khu tạm |
| Nhập kho chờ | Chờ khách đến sau / chờ lên chuyến giao tận nơi | Hệ thống sinh phiếu nhập kho tự động (đã xác nhận sẵn) gắn chuyến – kiện – đơn nguồn; hàng lên khu lưu trữ | Hạn xếp kệ + SLA phiếu nhập |
Kho tự khởi tạo: bưu cục chưa cấu hình kho sẽ được hệ thống tạo kho mặc định kèm hai khu vực chuẩn (khu tạm chờ khách lấy, khu hàng chờ xếp kho) ngay lần đầu có hàng về. Nguyên tắc dữ liệu: phiếu kho luôn thuộc đúng bưu cục nhận hàng — không ghi nhận sang kho của bưu cục khác trong bất kỳ trường hợp nào.
2. Phiếu nhập kho
Danh sách phiếu nhập — phiếu từ chuyến về do hệ thống tạo và xác nhận tự động, kèm nguồn gốc.
Vào Quản lý kho → Nhập kho (/inventory/inbound). Hai nguồn phiếu:
- Tự động từ chuyến: sinh khi xử lý kho đích chọn "nhập kho chờ" — phiếu đã xác nhận, từng dòng gắn kiện/đơn/chuyến nguồn và hạn SLA;
- Tạo tay: nhập hàng ngoài luồng vận chuyển (vật tư, hàng tồn đầu kỳ...).
Chi tiết phiếu nhập — thao tác quét-trước: quét mã kiện, dòng tương ứng chuyển từ "Chưa nhận" sang "Đã nhận".
Chi tiết phiếu tổ chức theo nguyên tắc quét trước (scan-first): ô quét luôn sẵn sàng — quét mã kiện (súng quét, camera, hoặc nhập mã + Enter) là dòng tương ứng chuyển sang "Đã nhận". Nhận đủ các dòng, phiếu hoàn tất; kiện có vấn đề (hỏng, ướt...) ghi nhận trên dòng — tự chuyển Trung tâm sự cố (chương 09).
3. Phiếu xuất kho
Danh sách phiếu xuất — xuất trao tại quầy và xuất lên chuyến giao.
Quản lý kho → Xuất kho: hai nghiệp vụ chính — xuất trao tại quầy (người nhận đến lấy hàng đang lưu kho) và xuất lên chuyến giao (hàng rời kho theo chuyến giao tận nơi). Thao tác cùng nguyên tắc quét-trước; hệ thống đối chiếu kiện quét đúng thuộc phiếu và đúng kho của bưu cục.
4. Chuyển kho và trả kho
- Chuyển kho: luân chuyển giữa hai kho trong mạng lưới — phiếu ghi rõ kho đi/kho đến, xác nhận hai đầu;
- Trả kho: hàng giao thất bại quay về được nhập trả vào kho chờ xử lý tiếp (giao lại hoặc hoàn về người gửi — chương 04, mục 5).
Chuyển kho — phiếu luân chuyển giữa hai kho, xác nhận hai đầu.
Trả kho — hàng giao thất bại quay về nhập kho chờ xử lý tiếp.
5. Tồn kho và phạm vi dữ liệu
Tồn kho tra theo kho/khu vực/kiện, có tìm theo mã kiện. Phạm vi theo bưu cục làm việc: nhân viên gắn bưu cục chỉ thấy phiếu và tồn của kho bưu cục mình — các bộ lọc không hiển thị kho ngoài phạm vi; tài khoản chủ doanh nghiệp thấy toàn mạng lưới.
Tồn kho, biến động và kiểm kê
Tồn kho (/inventory/stock): tra cứu theo kho / khu vực / mã kiện — trả lời "kiện đang nằm đâu" ngay tại quầy. Trang có hai chế độ xem chuyển bằng nút ở góc phải: Danh sách (bảng chi tiết từng dòng tồn) và Sơ đồ (bố trí kho theo khu → kệ → ô như trang sơ đồ tồn kho). Ở chế độ Sơ đồ, bộ lọc trở thành công cụ tìm vị trí: nhập mã hoặc tên hàng → các ô chứa hàng khớp phát sáng và tự cuộn tới, các ô còn lại mờ đi — nhìn một giây biết kiện nằm kệ nào ô nào; bấm ô sáng để xem chi tiết và tạo phiếu xuất nhanh. Biến động tồn (/inventory/stock/movement): nhật ký mọi lần nhập – xuất – chuyển của từng kiện, phục vụ truy vết và đối soát kho.
Tồn kho — tra theo kho, khu vực và mã kiện.
Biến động tồn — nhật ký nhập/xuất/chuyển của từng kiện.
Kiểm kê (/inventory/stocktake): tạo phiên kiểm kê theo kho/khu vực, quét đối chiếu thực tế với sổ sách, ghi nhận chênh lệch và xử lý (điều chỉnh tồn kèm lý do).
Kiểm kê — phiên đối chiếu thực tế với sổ sách, ghi nhận chênh lệch.
Khai báo kho và khu vực
Kho (/inventory/warehouse) và Loại kho (/inventory/warehouse-type): khai kho của từng bưu cục, bố trí khu vực – kệ – ô trong màn "Bố trí kho" của từng kho. Bưu cục chưa khai kho vẫn vận hành được nhờ cơ chế tự khởi tạo (mục 1).
Danh sách kho — mỗi bưu cục một hoặc nhiều kho, cấu hình khu vực trong màn bố trí kho.
6. Giám sát SLA kho
SLA Dashboard — KPI đúng hạn theo kỳ, danh sách quá hạn thời gian thực, phân tích theo kho.
Quản lý kho → SLA Dashboard (/inventory/sla-dashboard): tỷ lệ phiếu xử lý đúng hạn theo kỳ (lọc theo kho), danh sách phiếu đang quá hạn cập nhật thời gian thực, phân tích kho nào thường chậm. Ngưỡng SLA nhập/xuất (phút) cấu hình tại Cấu hình công ty → nhóm Kho, mặc định 240 phút.
Soạn hàng theo đợt, phân tích ABC và định giá tồn
Soạn hàng theo đợt — Wave (/inventory/wave): gom nhiều phiếu xuất đang chờ soạn thành một wave để nhân viên kho đi một vòng lấy hàng cho nhiều phiếu cùng lúc. Vòng đời: Nháp → Đã kế hoạch → Đang soạn → Hoàn tất; wave nháp có thể xóa, chi tiết wave liệt kê từng dòng hàng cần lấy theo vị trí.
Soạn hàng theo đợt (Wave) — gom phiếu xuất chờ soạn thành đợt lấy hàng chung.
Phân tích ABC (/inventory/abc): xếp hạng hàng hóa theo giá trị xuất — nhóm A (~80% giá trị: kiểm soát chặt, để kệ gần), B (~15%), C (~5%: hàng quay chậm) — làm căn cứ bố trí vị trí kho và tần suất kiểm kê.
Phân tích ABC — xếp hạng hàng theo giá trị xuất, gợi ý bố trí kệ.
Định giá tồn kho (/inventory/valuation): giá trị tồn hiện tại theo kho, nút Chốt snapshot hôm nay lưu mốc định giá để so sánh biến động giá trị tồn giữa các kỳ.
Định giá tồn kho — giá trị tồn theo kho và chốt snapshot theo ngày.
7. Câu hỏi thường gặp
Quét mã không ăn dòng phiếu? — Kiểm tra kiện thuộc phiếu khác hay kho khác; kiện đang ở trạng thái sự cố sẽ không nhận vào kho theo luồng thường.
Vì sao không thấy phiếu của bưu cục khác? — Đúng thiết kế phạm vi dữ liệu (mục 5): hàng về bưu cục nào, nhân viên bưu cục đó xử lý.
Bưu cục mới chưa có kho, hàng sắp về? — Không cần chuẩn bị gì: hệ thống tự khởi tạo kho và hai khu vực chuẩn khi có hàng; muốn tự quy hoạch chi tiết hơn, tạo kho và khu vực trước tại Quản lý kho → Kho, cấu hình khu vực trong màn "Bố trí kho".