Chương 07 — Tiền: thu hộ COD, công nợ, đối soát

1. Bản đồ dòng tiền vận hành

Nguyên tắc kiểm soát: mọi đồng tiền truy về được đơn hàng và người thu. Không tồn tại trạng thái "đã giao" khi nghĩa vụ thu tại điểm giao chưa hoàn tất.

2. Phiếu nộp tiền và xác nhận của kế toán

Phiếu nộp tiền — hai loại phiếu (cước / COD) do tài xế và quầy nộp về, kế toán xác nhận từng phiếu.

Tiền mặt tài xế và quầy thu được tập hợp thành phiếu nộp — cước và COD luôn là hai phiếu tách bạch (phiếu COD sinh tự động theo từng khoản thu hộ). Quy trình tại Doanh thu → Phiếu nộp tiền (/revenue/cash-submission):

1. Người thu nộp phiếu kèm số tiền bàn giao;
2. Kế toán đối chiếu số phiếu với tiền thực nhận → Xác nhận;
3. Sai lệch → Từ chối kèm ghi chú; người nộp kiểm tra lại và nộp lại;
4. Bảng tổng hợp phục vụ đối soát cuối ngày/kỳ: ai còn giữ bao nhiêu, khoản nào chưa xác nhận.

3. Sổ công nợ khách hàng

Danh sách sổ công nợ khách hàng — hạn mức, trạng thái và số dư.

Khách thanh toán theo kỳ cần sổ công nợ đang hoạt động: Khách hàng → Công nợ (/customer/account-receivable/book) → Thêm — chọn khách, đặt hạn mức tín dụng, ngày mở sổ, trạng thái Hoạt động. Từ đó tại các điểm thu, nhân viên chọn ghi công nợ thay vì thu tiền mặt (điều kiện: sổ hoạt động, còn hạn mức).

Chi tiết sổ công nợ — từng dòng phát sinh gắn đơn hàng nguồn, số dư theo kỳ.

• Mỗi lần ghi nợ tạo một dòng trong sổ chi tiết gắn đơn hàng nguồn — truy vết được từng khoản;
• Kỳ đối soát: chốt số dư kỳ, xuất bảng kê gửi khách, ghi nhận thanh toán vào sổ;
• Đơn người nhận trả ghi công nợ ở đầu nhận sẽ vào sổ công nợ của người nhận; đơn hai bên thỏa thuận quy về người gửi thì vào sổ người gửi (thao tác ở chương 03, mục 5).

Tổng quan doanh thu và đối soát nộp quỹ

Doanh thu → Tổng quan (/revenue/dashboard): doanh thu theo ngày/kỳ, cơ cấu theo loại (cước, COD đã thu), khoản chờ xác nhận. Đối soát nộp quỹ (/revenue/cash-submission/reconcile): khớp tổng các phiếu đã xác nhận với tiền thực nhập quỹ theo ngày và theo người nộp — chốt được "ai còn giữ bao nhiêu" tại bất kỳ thời điểm nào.

Tổng quan doanh thu — cơ cấu doanh thu và các khoản chờ xác nhận.

Đối soát nộp quỹ — khớp phiếu đã xác nhận với tiền thực nhập theo ngày/người nộp.

Theo dõi công nợ tổng hợp

Khách hàng → Công nợ (/customer/account-receivable): bảng tổng hợp phát sinh — thanh toán — số dư của mọi khách có sổ; đi sâu từng sổ như mục 3. Chứng từ (/customer/document) lưu hồ sơ đối soát, biên bản, hóa đơn gắn với khách/hợp đồng; Hợp đồng (/contract) quản lý hợp đồng khung với khách doanh nghiệp.

Công nợ tổng hợp — phát sinh, thanh toán và số dư theo khách.

Hoá đơn công nợ hợp đồng (/contract/invoicing/{id}) cũng hiện panel trạng thái hoá đơn điện tử (giống chi tiết đơn, chương 03, mục 6) ngay khi công ty đã bật hoá đơn điện tử (chương 10) và trạng thái hoá đơn không còn là "nháp": hoá đơn điện tử tự xuất khi hoá đơn công nợ chuyển "đã phát hành", dùng thông tin từ hồ sơ xuất hoá đơn mặc định của khách (chương 03). Thất bại thì kế toán bấm "Xuất lại" ngay trên panel sau khi đã sửa nguyên nhân (ví dụ hồ sơ khách thiếu/sai mã số thuế).

4. Hoàn trả COD cho người gửi

COD đã thu và được kế toán xác nhận chuyển sang trạng thái chờ hoàn trả người gửi. Doanh nghiệp chi trả theo lịch của mình (tiền mặt tại quầy / chuyển khoản) và ghi nhận đã trả — dòng COD đóng khi người gửi nhận đủ.

4b. Phiếu hoàn tiền — hủy đơn đã thu

Phiếu hoàn tiền — danh sách phiếu chờ kế toán duyệt khi hủy đơn đã thu cước.

Đơn đã thu cước vận chuyển vẫn hủy được khi hàng chưa lên xe liên tỉnh (kể cả đã xếp vào chuyến nhưng chuyến chưa chạy). Khi hủy, hệ thống tự tính dòng tiền hoàn tại Doanh thu → Phiếu hoàn tiền (/revenue/order-refund), nguyên tắc ai trả — hoàn người đó:

• Tiền mặt còn ở quầy (phiếu nộp chưa được kế toán xác nhận): nhân viên hoàn ngay cho khách tại quầy — phiếu hoàn ghi nhận và tự hoàn tất, chứng từ thu giữ nguyên, khoản đó tự rút khỏi phiếu nộp chờ xác nhận;
• Đã về kế toán / chuyển khoản: sinh phiếu hoàn chờ duyệt — kế toán chi trả rồi Duyệt kèm phương thức + số chứng từ (hoặc Từ chối kèm lý do);
• Đơn công nợ: phần chưa thu được điều chỉnh giảm (bút toán CREDIT vào kỳ hiện tại), chứng từ công nợ của đơn chuyển "đã hủy" — khách không bị đòi nợ đơn đã hủy;
• Phí hủy (nếu doanh nghiệp thiết lập CANCEL_FEE_INTERCITY trong Thiết lập, nhóm Tài chính; mặc định 0đ) được giữ lại trước khi hoàn.

Hàng đã lên xe / đang vận chuyển thì không hủy được nữa — dùng nghiệp vụ hoàn hàng (chương 03).

5. Câu hỏi thường gặp

Ghi công nợ báo "Khách hàng chưa có sổ công nợ đang hoạt động"? — Mở sổ theo mục 3, hoặc sổ đang bị khóa/hết hạn mức.

Phiếu nộp lệch tiền thực nhận? — Từ chối phiếu kèm ghi chú; người nộp rà lại từng khoản theo danh sách đơn trong phiếu rồi nộp lại. Không xác nhận phiếu lệch để "xử lý sau".

Đơn giao rồi nhưng chưa thấy tiền cước? — Kiểm tra phiếu nộp của người thu (tài xế/quầy) đã nộp và được xác nhận chưa — màn phiếu nộp lọc theo người thu và ngày.