1. Vai trò và phân quyền
Quản lý vai trò — ma trận quyền theo module và hành động.
Quản trị hệ thống → Vai trò (/account/role). Quyền tổ chức theo module × hành động (xem / thêm / sửa / xóa / các thao tác nghiệp vụ đặc thù như xác nhận phiếu, đổi trạng thái). Cách làm khuyến nghị:
- Tạo vai trò theo chức danh: Nhân viên bưu cục, Điều phối viên, Thủ kho, Kế toán, Trưởng bộ phận giá, Quản trị viên;
- Mỗi vai trò chỉ tick đúng nhóm quyền phục vụ công việc — bắt đầu hẹp, nới khi có nhu cầu thực;
- Gán vai trò cho tài khoản khi tạo nhân sự (chương 01, mục 4).
Màn hình phân quyền — thanh mẫu vai / sao chép nhóm quyền phía trên, tab theo menu và ma trận chức năng × thao tác.
Màn hình phân quyền tổ chức theo ba lớp, cấu hình nhanh và an toàn:
- Thanh công cụ nhanh (trên cùng) — công tắc Toàn quyền hệ thống / Quyền chỉ đọc; Áp mẫu vai...: chọn một vai vận hành chuẩn (Trưởng bưu cục, Nhân viên quầy, Điều phối, Vận hành kho, Kế toán, Đội xe, Chăm sóc khách hàng, Chỉ xem) để đặt lại toàn bộ ô chọn theo bộ quyền chuẩn của vai — chưa lưu, ô chỉnh lệch so với mẫu được viền vàng; Sao chép từ nhóm quyền...: tick theo đúng bộ quyền của một nhóm có sẵn; Tìm quyền: lọc theo tên/mã quyền và tên menu, tự nhảy tới tab có kết quả.
- Tab theo menu — mỗi tab tương ứng một menu chính trên navbar (Đơn hàng, Điều phối, Kho vận, Tài chính, Đội xe, Báo cáo, Thiết lập...), kèm bộ đếm đã chọn / tổng — nhìn lướt là biết nhóm quyền đang phủ tới đâu.
- Ma trận chức năng × thao tác — mỗi hàng là một nhóm chức năng (kèm đường dẫn trang mà quyền mở khóa), các cột Xem / Thêm / Sửa / Xóa / Duyệt / Xuất / Khác; tick ô đầu cột để chọn cả cột, tick ô đầu hàng để chọn cả nhóm. Thanh dưới cùng đếm tổng quyền đã chọn — kiểm tra rồi bấm Lưu phân quyền.
Nguyên tắc nhất quán toàn hệ thống: không có quyền thì không hiển thị giao diện thao tác — nhân viên không nhìn thấy menu/nút ngoài phạm vi của mình. Nếu nhân viên báo "không thấy chức năng", việc đầu tiên là kiểm tra vai trò.
2. Phạm vi dữ liệu theo bưu cục làm việc
Song song với quyền chức năng, tài khoản gắn bưu cục làm việc bị giới hạn dữ liệu theo bưu cục: đơn tại quầy, phiếu kho, chuyến xuất phát, hàng về. Tài khoản chủ doanh nghiệp và tài khoản không gắn bưu cục có phạm vi dữ liệu bưu cục toàn mạng lưới. Doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên gán bưu cục cho toàn bộ nhân viên vận hành.
3. Cấu hình công ty
Cấu hình công ty — tham số vận hành tập trung theo nhóm.
Tab "Vận hành liên tỉnh" — section "Vận hành & cảnh báo chuyến": ngưỡng chuyến ì, chuyến quá giờ khởi hành, tự nhả xe/tài và SLA hàng chờ tại bưu cục.
Danh mục → Cấu hình công ty (/masterdata/company-setting) — các nhóm tham số chính:
| Nhóm | Tham số tiêu biểu | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Hàng hóa & giá | Nhóm khối lượng, hệ số quy đổi thể tích | Khung bậc bảng giá, cân tính cước (chương 02) |
| Đội xe & điều phối | Thời gian dỡ hàng dự kiến; thời lượng chuyến mặc định khi tuyến chưa có lịch sử | Xếp lịch phương tiện, xoay vòng xe (chương 04) |
| Kho | Ngưỡng SLA phiếu nhập / phiếu xuất (phút) | Cảnh báo quá hạn, SLA Dashboard (chương 06) |
| Lương | Chu kỳ lương, ngày chốt, tỷ lệ tài phụ, quy tắc pro-rata lương cứng | Kỳ lương, cách tính (chương 08) |
| Bảo mật | Cho phép đăng nhập nhiều thiết bị (kèm xác minh OTP/2FA khi đăng nhập thiết bị lạ) | Chính sách phiên đăng nhập (chương 01) |
| Ca làm việc | Giới hạn thời gian chấm công vào/ra ca | Chấm công tài xế (chương 05) |
Tích hợp hoá đơn điện tử (VNPT/Viettel)
Cấu hình công ty → tab "Tích hợp" — section "Hoá đơn điện tử": bật/tắt, chọn nhà cung cấp, khai thông tin kết nối và nút "Kiểm tra kết nối".
Danh mục → Cấu hình công ty → tab Tích hợp (/masterdata/company-setting): công ty tự bật và tự khai thông tin kết nối tới nhà cung cấp hoá đơn điện tử đã ký hợp đồng sẵn — DeliTMS không bán dịch vụ hoá đơn điện tử, chỉ gọi API của nhà cung cấp mà công ty đã chọn.
- Gạt "Bật xuất hoá đơn điện tử tự động" — để tắt thì đơn hàng/hợp đồng vẫn hoạt động y như trước, chỉ không tự xuất hoá đơn điện tử;
- Chọn nhà cung cấp: VNPT, Viettel hoặc Mock (chế độ thử nghiệm, không gọi ra ngoài — dùng để tập huấn/kiểm thử);
- Khai thông tin kết nối theo nhà cung cấp đã chọn — VNPT: WSDL URL, Account/ACpass (tài khoản kế toán), Username/Password (tài khoản dịch vụ), Mẫu số và Ký hiệu; Viettel: Base URL, Supplier Code, Username/Password;
- Bấm Kiểm tra kết nối để xác nhận thông tin vừa khai gọi được tới nhà cung cấp trước khi lưu.
DeliTMS chỉ ghi nhận kết quả gọi API tới nhà cung cấp (thành công/thất bại) — việc ký số, phát hành hợp lệ theo pháp luật thuế thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp (VNPT/Viettel) theo hợp đồng công ty đã ký với họ. Gọi API thành công được xem là đã hoàn tất nghĩa vụ xuất hoá đơn ở phía DeliTMS.
Khi bật, hoá đơn điện tử tự xuất trong hai trường hợp: đơn hàng không thuộc hợp đồng ngay khi chuyển "đã thanh toán", và hoá đơn công nợ theo hợp đồng ngay khi chuyển trạng thái "đã phát hành" (chương 07). Hệ thống cũng tự gửi email hoá đơn cho khách theo địa chỉ trên hồ sơ xuất hoá đơn (mục dưới) — không cần cấu hình thêm.
Quản lý tài khoản và thông báo
Quản trị hệ thống → Tài khoản (/account/account): tạo tài khoản nhân viên (email đăng nhập, mật khẩu ban đầu), gán vai trò + bưu cục làm việc, khóa/mở tài khoản. Thông báo (/account/notification): trung tâm thông báo hệ thống gửi tới từng tài khoản (điều phối, sự cố, cảnh báo).
Quản lý tài khoản — email, vai trò, bưu cục làm việc, trạng thái.
Trung tâm thông báo — mọi thông báo hệ thống gửi tới tài khoản.
Danh mục nền (master data)
Menu Quản trị hệ thống tập hợp toàn bộ danh mục master data — khai một lần, dùng xuyên suốt nghiệp vụ. Nhóm theo mảng:
| Nhóm | Danh mục |
|---|---|
| Hàng hóa | Loại hàng hóa · Đơn vị hàng hóa · Quy cách đóng gói · Dịch vụ gia tăng |
| Mạng lưới vận tải | Bưu cục · Loại bưu cục · Tuyến giao hàng liên tỉnh · Vùng giá · Đơn vị hành chính · Địa điểm · Điểm dừng · Khu vực giới hạn |
| Đội xe | Loại xe · Hãng xe · Đội xe · Loại thiết bị · Loại nhiên liệu · Trạm nhiên liệu · Quy định đăng kiểm · Trung tâm đăng kiểm · Loại sửa chữa/bảo trì · Nhóm & hạng mục bảo trì · Xưởng/Garage |
| Nhân sự tài xế | Đội lái xe · Hạng bằng lái · Lý do nghỉ phép · Mục đích nhiệm vụ · Lý do SOS |
| Tổ chức & tài chính | Phòng ban · Vị trí/Chức vụ · Lĩnh vực · Nhà cung cấp · Loại nhà cung cấp · Loại chi phí · Loại chứng từ · Loại hợp đồng · Ngân hàng/TCTD |
Các màn danh mục dùng chung một khuôn thao tác: danh sách + Thêm/Sửa/Đổi trạng thái, một số hỗ trợ nhập từ Excel.
Danh mục Loại hàng hóa — khuôn thao tác chung của các màn danh mục.
Loại bưu cục — danh mục nhóm mạng lưới vận tải.
Loại xe — danh mục nhóm đội xe.
Đội lái xe — danh mục nhóm nhân sự tài xế.
Nhà cung cấp — danh mục nhóm tổ chức và tài chính.
Đơn vị hành chính — cây tỉnh/huyện/xã dùng cho địa chỉ và vùng giá.
Riêng danh mục Loại xe, form Thêm/Sửa có section Giới hạn nhận đơn (điều phối & báo giá): tải trọng tối đa (kg), chiều dài kiện tối đa (cm), thể tích tối đa (m³) và danh sách loại hàng KHÔNG nhận — điều phối tự động và so sánh báo giá theo loại phương tiện dựa trên các giới hạn này; trang chi tiết loại xe đọc lại đầy đủ ("Không giới hạn" nếu bỏ trống).
Form loại xe — section "Giới hạn nhận đơn": tải trọng, kích thước kiện, thể tích và loại hàng KHÔNG nhận.
Chi tiết loại xe — dòng đọc "Giới hạn nhận đơn" và "Loại hàng KHÔNG nhận".
4. Khuyến nghị quản trị an toàn
- Tài khoản chủ doanh nghiệp chỉ dùng cho quản trị; tác nghiệp hằng ngày dùng tài khoản nhân viên đúng vai trò;
- Quyền xóa và nhập liệu hàng loạt (import) chỉ giao quản trị viên;
- Thay đổi bảng giá và chính sách lương thực hiện bằng bản mới / phiên bản mới thay vì sửa đè bản đang áp dụng — bảo toàn dữ liệu đối soát;
- Rà soát định kỳ: danh sách tài khoản đang hoạt động, vai trò được gán, nhân sự đã nghỉ việc phải khóa tài khoản.
5. Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có quyền nhưng vẫn không thấy dữ liệu? — Kiểm tra phạm vi dữ liệu bưu cục (mục 2): dữ liệu thuộc bưu cục khác nằm ngoài phạm vi theo thiết kế.
Cấp quyền mới nhưng nhân viên chưa thấy menu? — Yêu cầu đăng xuất/đăng nhập lại để phiên nhận vai trò mới.
Nên có bao nhiêu quản trị viên? — Tối thiểu hai (dự phòng), tối đa theo quy mô nhưng càng ít càng dễ kiểm soát.