Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, chi phí vận chuyển đang trở thành gánh nặng ngày càng lớn đối với các doanh nghiệp logistics và vận tải vừa và nhỏ. Giá nhiên liệu tăng cao, chi phí nhân sự leo thang cùng với áp lực cạnh tranh về giá cước khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu tìm cách duy trì lợi nhuận. Tuy nhiên, với chiến lược đúng đắn và công cụ hỗ trợ phù hợp, việc tối ưu chi phí vận chuyển hoàn toàn khả thi. Bài viết này sẽ chia sẻ 5 cách thiết thực giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm chi phí logistics hiệu quả.
Vì sao chi phí vận chuyển logistics ngày càng tăng?
Trước khi đi vào các giải pháp cụ thể, cần hiểu rõ những yếu tố đang đẩy chi phí logistics tăng cao:
Nhóm chi phí nhiên liệu: Đây là kстатья chi phí lớn nhất, thường chiếm 30-40% tổng chi phí vận hành. Giá xăng dầu biến động liên tục, khiến doanh nghiệp khó kiểm soát ngân sách.
Chi phí nhân sự: Lương tài xế, phụ xe, nhân viên điều phối ngày càng tăng. Nhiều doanh nghiệp còn phải chấp nhận tình trạng xe chạy không đủ tải hoặc chạy rỗng về do thiếu công cụ quản lý đội xe hiệu quả.
Chi phí khấu hao và bảo trì: Xe cộ xuống cấp nhanh khi không có lịch bảo dưỡng khoa học, dẫn đến chi phí sửa chữa đột xuất cao và thời gian ngừng hoạt động kéo dài.
Chi phí vận hành ẩn: Tuyến đường không tối ưu, xe chạy vòng, đơn hàng phân bổ không hợp lý... tất cả tạo nên những khoản chi phí lãng phí mà doanh nghiệp khó nhận ra nếu không có hệ thống theo dõi chặt chẽ.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc kiểm soát từng khoản chi phí này thường bị bỏ ngỏ do thiếu công cụ quản lý chuyên nghiệp. Đó chính là lý do các giải pháp dưới đây trở nên quan trọng.
Cách 1: Tối ưu tuyến đường giao hàng
Tối ưu tuyến đường là một trong những cách nhanh nhất để giảm chi phí vận chuyển mà không cần đầu tư thêm vào tài sản cố định.
Vấn đề của phương pháp thủ công
Nhiều doanh nghiệp vẫn phân công tuyến đường dựa trên kinh nghiệm của điều phối viên hoặc tài xế. Cách làm này dễ dẫn đến:
- Xe chạy vòng, đi lại các khu vực nhiều lần
- Không tính đến tình trạng giao thông theo thời gian thực
- Phân phối không đều số điểm giao hàng giữa các xe
- Tốn thời gian quá lâu cho công tác lập kế hoạch
Giải pháp tối ưu tuyến đường thông minh
Áp dụng thuật toán tối ưu tuyến đường giúp:
- Giảm quãng đường di chuyển: Tính toán tuyến ngắn nhất cho nhiều điểm giao hàng, tiết kiệm 15-25% nhiên liệu
- Tính đến các ràng buộc thực tế: Khung giờ giao hàng, năng lực xe, loại hàng hóa
- Điều chỉnh linh hoạt: Khi có đơn hàng đột xuất hoặc tình huống bất ngờ, hệ thống tự động tính lại tuyến tối ưu
Một phần mềm TMS hiện đại sẽ tích hợp sẵn tính năng này, giúp điều phối viên chỉ cần vài cú click chuột thay vì dành hàng giờ vẽ tuyến trên bản đồ giấy.
Cách 2: Ghép chuyến, gộp đơn hàng cùng khu vực
Ghép chuyến là nghệ thuật tối đa hóa công suất sử dụng của mỗi chuyến xe, đảm bảo xe luôn chạy đủ tải và giảm thiểu tình trạng xe chạy rỗng.
Lợi ích của việc ghép chuyến hiệu quả
- Tăng tỷ lệ lấp đầy xe: Từ 60-70% lên 85-95%, tận dụng tối đa khối lượng và thể tích
- Giảm số chuyến cần thiết: Ít chuyến xe hơn nghĩa là ít nhiên liệu, ít nhân sự, ít chi phí
- Tăng doanh thu trên mỗi chuyến: Vận chuyển nhiều đơn hàng trong một chuyến giúp tối ưu chi phí logistics trên mỗi đơn vị sản phẩm
Chiến lược gộp đơn thông minh
Theo khu vực địa lý: Nhóm các đơn hàng cùng quận, huyện hoặc cùng tuyến đường để một xe có thể phục vụ nhiều khách hàng trong cùng hành trình.
Theo khung giờ giao hàng: Sắp xếp đơn hàng có cửa sổ thời gian tương thích để tối ưu lịch trình.
Theo đặc tính hàng hóa: Gộp các đơn hàng có yêu cầu tương đồng (hàng thường, hàng lạnh, hàng dễ vỡ...) để chọn loại xe phù hợp.
Tuy nhiên, việc ghép chuyến thủ công cực kỳ phức tạp khi số lượng đơn hàng lên tới hàng chục, hàng trăm mỗi ngày. Đây là lúc phần mềm quản lý vận tải TMS phát huy tác dụng với khả năng tự động phân tích và đề xuất phương án ghép chuyến tối ưu chỉ trong vài giây.
Cách 3: Quản lý đội xe theo đúng tải trọng thực tế
Một trong những nguyên nhân dẫn đến lãng phí chi phí là sử dụng không đúng loại xe cho từng đơn hàng.
Hiện trạng phổ biến
- Dùng xe tải lớn để chở ít hàng vì không theo dõi được tải trọng thực tế
- Để xe nhỏ chở quá tải, gây hư hỏng xe và rủi ro pháp lý
- Không phân loại rõ ràng công suất từng xe trong đội
Giải pháp quản lý đội xe hiệu quả
Xây dựng hồ sơ chi tiết cho từng xe: Ghi nhận tải trọng tối đa, thể tích thùng xe, loại hàng phù hợp, tình trạng kỹ thuật.
Phân công xe dựa trên dữ liệu thực tế: Hệ thống tự động gợi ý xe phù hợp nhất cho từng đơn hàng hoặc nhóm đơn hàng dựa trên trọng lượng, kích thước và yêu cầu đặc biệt.
Theo dõi hiệu suất sử dụng: Báo cáo định kỳ về tỷ lệ lấp đầy trung bình, số km/đơn hàng, giúp phát hiện các điểm cần cải thiện.
Quản lý đội xe khoa học không chỉ giảm chi phí nhiên liệu mà còn kéo dài tuổi thọ phương tiện, giảm chi phí khấu hao và bảo trì trong dài hạn.
Cách 4: Giám sát chi phí nhiên liệu và bảo trì theo thời gian thực
Chi phí nhiên liệu và bảo trì là hai khoản chi lớn nhưng lại khó kiểm soát nếu không có hệ thống giám sát chặt chẽ.
Kiểm soát chi phí nhiên liệu
Ghi nhận mức tiêu thụ thực tế: Theo dõi lượng nhiên liệu tiêu thụ trên mỗi chuyến, mỗi tuyến, mỗi tài xế để phát hiện bất thường.
So sánh với định mức: Đặt ra định mức tiêu hao nhiên liệu chuẩn cho từng loại xe, từng tuyến để đánh giá hiệu suất.
Phát hiện gian lận: Hệ thống cảnh báo khi có sự chênh lệch lớn giữa mức tiêu thụ thực tế và định mức, giúp phát hiện hành vi gian lận xăng dầu.
Quản lý bảo trì chủ động
Lịch bảo dưỡng định kỳ: Thiết lập lịch bảo trì theo km hoặc theo thời gian, tự động nhắc nhở trước khi đến hạn.
Theo dõi lịch sử sửa chữa: Lưu trữ toàn bộ lịch sử bảo trì, chi phí linh kiện, giúp dự đoán chi phí và phát hiện xe nào thường xuyên hỏng hóc.
Ngăn ngừa hỏng hóc đột xuất: Bảo trì đúng hạn giúp tránh tình trạng xe chết giữa đường, giảm chi phí sửa chữa khẩn cấp và tổn thất do chậm giao hàng.
Việc số hóa dữ liệu nhiên liệu và bảo trì trong phần mềm TMS giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính.
Cách 5: Ứng dụng phần mềm TMS để tự động hoá vận hành
Tất cả các giải pháp trên đều có thể thực hiện thủ công, nhưng với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có hàng chục đến hàng trăm đơn hàng mỗi ngày, việc áp dụng phần mềm TMS là bước đi tất yếu để tối ưu chi phí vận chuyển bền vững.
Phần mềm TMS mang lại giá trị gì?
Tự động hóa quy trình: Từ nhận đơn hàng, phân bổ xe, tối ưu tuyến đường, đến theo dõi hành trình và đối soát chi phí - tất cả được thực hiện tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Dữ liệu tập trung: Toàn bộ thông tin về đơn hàng, xe, tài xế, chi phí được lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu và phân tích.
Báo cáo và phân tích: Hệ thống tự động tạo báo cáo chi phí logistics theo nhiều chiều (theo xe, theo tuyến, theo thời gian), giúp quản lý nhìn rõ điểm lãng phí và cơ hội cải thiện.
Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm có thể mở rộng theo mà không cần thay đổi quy trình vận hành cơ bản.
DeliTMS - Giải pháp TMS cho doanh nghiệp Việt
DeliTMS được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp logistics và vận tải vừa và nhỏ tại Việt Nam, với các tính năng:
- Tối ưu tuyến đường tự động cho hàng trăm điểm giao hàng
- Gợi ý ghép chuyến thông minh dựa trên khu vực và tải trọng
- Quản lý đội xe toàn diện với theo dõi GPS và lịch sử hành trình
- Giám sát chi phí nhiên liệu, bảo trì theo thời gian thực
- Giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng
- Chi phí hợp lý, phù hợp ngân sách doanh nghiệp vừa và nhỏ
Đầu tư vào phần mềm TMS không phải là chi phí mà là khoản đầu tư sinh lời, thường giúp doanh nghiệp thu hồi vốn chỉ sau 3-6 tháng nhờ tiết kiệm chi phí vận hành.
Bắt đầu từ đâu? Lộ trình tối ưu chi phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu khi muốn tối ưu chi phí vận chuyển. Dưới đây là lộ trình đề xuất:
Bước 1: Đánh giá hiện trạng (1-2 tuần)
- Thống kê chi tiết các khoản chi phí logistics hiện tại
- Xác định những điểm lãng phí lớn nhất (nhiên liệu, xe chạy rỗng, tuyến không tối ưu...)
- Đánh giá quy trình vận hành hiện tại và công cụ đang sử dụng
Bước 2: Thử nghiệm giải pháp nhanh (2-4 tuần)
- Bắt đầu với 1-2 giải pháp đơn giản nhất như ghép chuyến cùng khu vực hoặc cải thiện lịch bảo trì
- Đo lường kết quả để có động lực tiếp tục
- Thu thập phản hồi từ điều phối viên và tài xế
Bước 3: Triển khai phần mềm TMS (1-2 tháng)
- Chọn giải pháp phần mềm phù hợp với quy mô và ngân sách (như DeliTMS)
- Nhập dữ liệu xe, tài xế, khách hàng vào hệ thống
- Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm
- Chạy song song với quy trình cũ trong giai đoạn đầu
Bước 4: Tối ưu liên tục (dài hạn)
- Theo dõi báo cáo từ phần mềm TMS hàng tuần
- Điều chỉnh chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế
- Mở rộng áp dụng các tính năng nâng cao
- Đặt mục tiêu giảm chi phí cụ thể cho từng quý
Kết quả kỳ vọng
Theo kinh nghiệm của các doanh nghiệp đã áp dụng, việc tối ưu chi phí vận chuyển có thể mang lại:
- Giảm 15-30% chi phí nhiên liệu nhờ tối ưu tuyến đường và ghép chuyến
- Tăng 20-40% năng suất điều phối viên nhờ tự động hóa
- Giảm 10-15% chi phí bảo trì nhờ quản lý chủ động
- Tăng 25-35% tỷ lệ lấp đầy xe trung bình
Tối ưu chi phí vận chuyển không phải là mục tiêu xa vời mà hoàn toàn khả thi với doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu có chiến lược đúng đắn và công cụ phù hợp. Việc ứng dụng phần mềm TMS như DeliTMS là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí logistics mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh, phục vụ khách hàng tốt hơn và xây dựng nền tảng vững chắc cho tăng trưởng bền vững.
Hãy bắt đầu từ hôm nay - đánh giá chi phí của bạn, tìm ra điểm lãng phí lớn nhất, và áp dụng ít nhất một giải pháp trong 5 cách trên. Kết quả sẽ nói lên tất cả.
